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L’organisation est essentielle quand on est freelance, mais pas seulement. Sans elle, on peut vite se laisser dépasser par les missions ou par le temps… Voici quelques petits tips que je peux partager avec vous.
Et surtout, des outils que j’ai utilisés, que j’utilise ou qu’il est fort probable que j’utilise à l’avenir.
Bien entendu, dans cet article je ne propose pas de conseil miracle pour arriver du jour au lendemain à s’organiser. Il s’agirait plutôt d’un partage d’outils, qui je pense, pourraient être bénéfiques à certaines ou certains. 

Conseil 1 : Organiser son espace de travail !

 –  Si mon bureau n’est pas un minimum rangé, il est probable que je n’arrive pas à trouver la motivation.
Je vais sans doute aller travailler dans une autre pièce et il y a de fortes chances que je me laisse distraire plus facilement si je ne suis pas dans mon espace de travail.
C’est important de se créer un espace, même s’il ne s’agit pas d’une pièce entière, mais d’un espace bureau dédié à son temps de travail.
Bien sûr ça n’empêche en rien d’être parfois en mode nomade et de sortir de cet espace, voire même de travailler en extérieur si on le souhaite. Il faut parfois s’aérer pour retrouver de l’inspiration.
Décorer son espace afin de s’y sentir bien et apaisé⸱e est aussi important. Que ce soit en accrochant des affiches, des cartes ou en installant des plantes.
L’avantage c’est que l’on peut remodeler son espace autant de fois qu’on le souhaite, à notre sauce !

Conseil 2 : Planifier et gérer son temps ! 📋

 –  Planifier ses tâches, les classer par ordre de priorité, selon l’importance qu’elles ont et la date butoir. Y aller étape par étape, ne pas s’éparpiller au risque de se mélanger les pinceaux et de perdre le fil. Pour cela, trouver l’outil qui nous convient peut nous y aider.
Il existe tout un tas d’outils ou logiciels qui peuvent nous aider dans notre gestion du temps et dans la gestion de projet.
Que ce soit sur format papier ou numérique, il faut trouver le truc qu’on aimera utiliser sans que ça devienne une contrainte et s’y tenir afin de s’organiser.
Je suis team agenda papier pour noter mes rendez-vous, mais pour m’organiser j’utilise deux choses :
Premièrement, la to-do list papier afin d’organiser ma journée voire ma semaine, sur les missions détaillées et prioritaires à faire. Je note en principe cette liste sur mon agenda.
Et deuxième chose, j’utilise Trello, afin de planifier les grandes étapes d’un projet ainsi que mes tâches à venir, en cours et finies.
Cela permet de visualiser le travail accompli et peut nous aider à nous motiver. (Et ne rien oublier !)

 Pourquoi Trello ?
Déjà c’est un outil de gestion de projet accessible en version gratuite.
Je n’ai encore jamais testé la version premium, mais la basique me convient très bien pour l’instant.
On a la possibilité de créer diverses colonnes afin de catégoriser les tâches, de les customiser à l’aide d’étiquettes couleur ou d’y ajouter une date limite, une pièce jointe et même des gifs pour celles et ceux qui souhaitent égayer leurs notes.
On peut aussi créer des équipes et collaborer à plusieurs sur un tableau, ce qui peut être bien pour suivre l’avancée d’un projet collaboratif.
Je le trouve plutôt facile à prendre en main et agréable à utiliser.

 Le petit + : Trello existe en application mobile, ce qui nous permet de mettre à jour nos tâches dès qu’on le souhaite sans avoir son ordinateur sur soi. 📱 Et ça pour moi c’est presque un indispensable, ça évite d’avoir des dizaines de notes papiers (ou sur téléphone) qui traînent partout et un gain de temps car l’on n’a pas à reporter ces notes ensuite sur la plateforme.

 –  J’ai aussi utilisé Framaboard pendant mes études, un outil de gestion de projet libre développé par l’association Framasoft. Ils ont développé tout un tas d’outils libres, comme Framadate (équivalent de Doodle), Framapad ou encore Framagenda. On y trouve les équivalents libres de pas mal d’outils que l’on a l’habitude d’utiliser chez Google ou d’autres logiciels propriétaires.
Framaboard a du potentiel mais manque clairement d’ergonomie (et de design !). C’est d’ailleurs pour ces raisons que je ne l’utilise plus, j’ai besoin d’un outil fluide, accessible facilement sur mobile et qui me donne envie, or ce n’est pas le cas pour les outils Framasoft à l’heure actuelle. Même si je suis plutôt en accord avec leurs valeurs. Du coup, ce sont des outils que j’utilise davantage de manière ponctuelle, pour un besoin à un moment T.

   /!\ Plusieurs outils de Framasoft vont être supprimés au cours de l’année 2021, mais ils proposent d’autres alternatives libres quand on souhaite accéder à l’outil.
Pour en savoir plus sur leur projet : https://framasoft.org/fr/association/
Les outils : https://degooglisons-internet.org/fr/list/
L’article où ils expliquent pourquoi et quels outils vont être supprimés : https://framablog.org/2020/03/03/10-bonnes-raisons-de-fermer-certains-services-framasoft-la-5e-est-un-peu-bizarre/

 –  Sinon j’ai découvert il y a peu Inyo, développé par une équipe Lyonnaise et qui est à l’heure d’aujourd’hui open-source et gratuit.
Je ne l’ai pas encore testé personnellement en tant qu’indépendante mais j’ai pu avoir un aperçu en tant que cliente sur un projet.
De ce que j’en connais il a l’air bien et fonctionnel afin de communiquer sur l’avancement d’un projet avec un (ou des) client·e(s). On suit une timeline avec des tâches qui sont indiquées soit comme non-réalisées, en cours ou finies. On peut également ajouter des fichiers joints aux tâches. Le seul bémol c’est qu’il n’y a pas d’application mobile.
Il m’a l’air prometteur et je pense l’essayer prochainement, sans doute sur un projet collaboratif.

Conseil 3 : Noter ses idées, ses ressources et les ranger ! 

 –  Personnellement j’ai un carnet où je note toutes mes idées. Je l’ai toujours sur moi et j’y griffonne un peu tout ce qui me passe par la tête, des idées de projets, d’articles… Ou je les note dans Trello directement, dans ma colonne Ressources & Idées.
 –  Sur un temps de brainstorming, on peut aussi utiliser FramemoC’est un tableau virtuel où l’on peut ajouter des notes de différentes couleurs et créer des colonnes. Il peut s’avérer utile pour des brainstormings à distance, ou tout simplement pour ne pas utiliser de papier !
 –  Pour ranger des liens de ressources où je me rends souvent ou des liens que je trouve utiles, j’ai des dossiers sur mon navigateur (j’utilise Firefox) qui sont classés par catégories. Pour éviter que ça ne prenne toute ma barre de marque-pages je regroupe mes liens dans une catégorie puis une sous-catégorie. Par exemple, j’ai un dossier où je regroupe des ressources liées au graphisme, et dedans un sous-dossier avec des banques d’images libres de droit, un autre avec des articles autour du graphisme, etc.
C’est comme notre espace de travail, il faut parfois prévoir un temps pour faire le tri, par exemple une fois par mois. Afin de voir si tous les liens que l’on a enregistrés nous sont encore utiles.
J’écrirai un article prochainement avec des ressources en ligne que je connais et/ou que j’utilise.

📔 Point ressource

 –  Un podcast intéressant à écouter où le thème abordé est ” Le temps est gratuit mais inestimable”, ce qui colle tout à fait avec cet article. On peut y découvrir des conseils autour de la productivité et d’autres outils de gestion de projet que ceux que je propose.
Il s’agit du premier épisode de “La boulangerie graphique“, par Denis de Graphism.app : https://graphisme.app/saison1-episode1/